Le DIP est défini par l’article 11 du règlement européen n°1223/2009. C’est le dossier d’information sur le produit, qui comprend toutes les informations qui permettent à la Personne Responsable, au sens de l’article 4 du même règlement, d’être responsable de son cosmétique, effectivement et pleinement.
Selon le même article, le DIP est tenu aisément accessible et compréhensible aux autorités nationales compétentes en charge de la Santé Publique.
L’article 11 n’impose aucune forme, la Personne Responsable structure son DIP à sa convenance, avec la contrainte que les informations soient disponibles à tout moment. Celles-ci peuvent être en documents papier rangés dans une armoire de bureau, ou numérisés dans un disque d’ordinateur, interne ou externe, sur un « cloud », ou encore sur un site web de fournisseur avec accès privé.
Le règlement ne stipule nulle part que le DIP doive être rédigé, contrairement au « Dossier cosmétique » de la réglementation française abrogée en juillet 2013. Rédiger un DIP est par conséquent un choix personnel, motivé par des raisons qui échappent à la raison, compte tenu du coût de la rédaction et du frein qu’elle constitue aux nécessaires mises à jour.
Car le DIP est forcément évolutif, il vit au rythme du produit. Par exemple, il doit contenir le bulletin d’analyse du dernier lot de matière première approvisionnée, la fiche de fabrication et le bulletin de contrôle du dernier lot de cosmétique fabriqué, la nouvelle étiquette modifiée qui a été parallèlement versée au CPNP, le dernier bon de livraison du produit cosmétique livré, …
De plus, figer le DIP dans un PDF de plusieurs centaines de pages, voire de milliers, c’est enterrer les informations, les rendre pratiquement inaccessibles, ce qui est paradoxal pour un dossier d’information. Quant à sa mise à jour continue, elle s’avère quasi impossible tant elle serait fastidieuse … et coûteuse.
Alors, s’il vous plaît, Personnes Responsables, ne rédigez pas vos DIP, c’est inutile. En revanche, veillez à les tenir continuellement à jour, pour votre inspecteur bien-sûr, mais surtout pour vous, car les DIP sont des outils de travail, ils constituent votre dossier professionnel. Si vous avez des doutes ou si vous avez oublié après 10 ans, relisez les articles 4 à 7 et les articles 10 et 11.
Bref, ne rédigez plus vos DIP, tenez les à jour.